Les etiquetes, aparentment corrents, són un dels suports d'informació més fonamentals i eficients de la vida i el treball moderns. Les seves funcions bàsiques giren al voltant de gravar, presentar i transmetre informació, construir un pont intuïtiu entre persones i objectes, processos i dades, i proporcionar un punt de partida fiable per a la gestió i les operacions.
La funció bàsica de les etiquetes és la solidificació i la visualització de la informació. Fixen text abstracte, números, símbols i fins i tot gràfics a la superfície dels objectes, fent que la informació sigui fàcilment visible en lloc de dependre de la memòria o les consultes del sistema extern. Les caixes d'arxiu s'imprimeixen amb categories i números, i els articles de prestatge s'etiqueten amb noms i preus; aquestes etiquetes visibles permeten als usuaris obtenir les pistes necessàries immediatament, reduint així els costos cognitius i millorant la velocitat de resposta.
Una altra funció bàsica és la categorització i l'orientació d'ubicació. En escenaris amb nombrosos articles i processos complexos, les etiquetes ajuden a aconseguir un agrupament i una ubicació ràpids mitjançant regles de marcatge estandarditzades. Als magatzems, les mercaderies es distingeixen per etiquetes de lot o de destinació; a les oficines, els fitxers s'organitzen per projecte o etiquetes de nivell de confidencialitat. Aquesta guia de classificació clara posa ordre als espais desordenats i redueix les possibilitats de cercar i perdre articles.
Les etiquetes també tenen un paper fonamental en la coordinació i la traçabilitat dels processos. A les línies de producció, les peces s'etiqueten amb informació del procés per indicar el seu estat de processament actual; Les etiquetes dels paquets logístics registren la recepció i l'enviament de la informació, fent que cada etapa del transport sigui traçable. Fins i tot en una organització domèstica senzilla, les etiquetes poden marcar el contingut i les dates, proporcionant una base per a la posterior recuperació o eliminació. La informació viatja amb la mercaderia, sense interrupcions per canvis de personal o canvis ambientals-aquest és el valor insubstituïble de les etiquetes en la gestió de processos.
Les funcions bàsiques també inclouen recordatoris i advertències. Les etiquetes de seguretat indiquen la naturalesa dels materials perillosos o les precaucions de manipulació, mentre que les etiquetes elèctriques indiquen els usos dels interruptors i els paràmetres de tensió. Aquest tipus d'informació d'instrucció o advertència influeix directament en el comportament humà, reduint el risc de mal funcionament i accidents. En comparació amb la comunicació verbal o la memorització d'entrenament, els recordatoris estàtics que proporcionen les etiquetes són més duradors i d'aplicació universal.
A més, les etiquetes ofereixen els avantatges de baix cost i facilitat de producció alhora que compleixen aquestes funcions bàsiques. Es poden produir ràpidament mitjançant diversos mètodes d'impressió, i el cost de l'aplicació massiva és molt inferior al dels equips de visualització electrònics complexos. No estan limitats per la potència o les condicions de la xarxa i poden funcionar de manera estable en diversos entorns.
Es pot dir que les funcions bàsiques de les etiquetes constitueixen la primera línia de defensa per a la gestió de la informació, l'organització dels articles i la seguretat. Aconsegueixen el processament-local, ordenat i executable de la informació d'una forma senzilla, proporcionant un suport sòlid subjacent per a la gestió de-nivell superior i les extensions intel·ligents.